Blaine561 przedstawia: Going Paperless

Idąc elektronicznego. Dźwięk trochę Straszny? NAHS, nie naprawdę. Co najmniej nie musi być. Jako niewielu jako 10 lat temu, możemy przechowywane pole po polu papieru zarchiwizowanych plików. W jednym punkcie mieliśmy co najmniej 100 tych pól nadziewany do zdolności z drzew. Niestety były jest koniecznością. Wówczas choć, technologii (co najmniej przystępnych technologii) Aby przejść niepapierowej nie było. Mogłoby mieć koszt tysięcy dolarów w pracy i usług retroaktywnie, aby wszystkie te pliki papieru do plików elektronicznych. Szybko do przodu do dzisiaj i idąc niepapierowej jest dość proste i niedrogie. Ale Dlaczego przejdź elektronicznego?

Mniej magazynu fizycznego przestrzeń niezbędną - Zapisz na szafki, papieru i folderów

Lokalizowanie plików staje się bardziej wydajne - jest tak łatwe, jak "Edytuj" "Znajdź"

Niepapierowej lub elektronicznego przechowywania, jest bardziej opłacalna niż drukowanie wszystko i przechowywanie go na papierowej - obszar elektroniczny przechowywania jest tanich!

"Atrament" na elektroniczną kopię tego ważne niezależnie nie znikają jak będzie papierowej

Pliki są łatwiej przeniesione z Twojego archiwum stowarzyszonej, który może być konieczne jest widoczny

Nie trzeba płacić asystent stale zrobić Twojego zgłoszenia dla Ciebie. Z przechowywania danych elektronicznych, jest przyciąganie do szybko "Zapisz jako" do odpowiedniego folderu na dysku twardym

Oczywiście mogą istnieć pewne zalety going niepapierowej zbyt:

Ponieważ mediów elektronicznych jest podatny na skokami, zarysowania i podobne, istnieje ryzyko utraty danych

Należy pamiętać, aby kopie zapasowe dysków CD i przechowywać kopię danych w bezpiecznym miejscu - wył pomieszczeń najlepiej

Prawdopodobnie będziesz musiał robić własne zgłoszenia, chyba że chcesz pomocnikowi do uzyskiwania dostępu do komputera

Nawet jeśli Cię nie packrat od dawna korzysta z plików papieru, nie ma powodu nie można uruchomić going niepapierowej teraz. Uruchom przy podejmowaniu decyzji świadome nie kontynuować drukowanie i dokonania wszystkiego przekazywanymi poprzez biurku. Podobnie jak zachować pliki papieru zorganizowane przez konfigurowanie folderów na różne tematy, to samo dla plików elektronicznych przez tworzenie folderów w Eksploratorze

W zależności od systemu zgłoszenia skonfigurować foldery dla rzeczy takie jak "Klienci", "Perspektywy", "Pliki formularza", "Informacje ogólne", itp. W ramach tych folderów są więcej folderów. Na przykład folder "Klienci" powinny zawierać folder dla każdego klienta. Folder „Perspektywy ” powinny zawierać folder dla poszczególnych potencjalnych klientów i tak dalej. Następnie po tym perspektywa staje się klienta, można przeciągnąć folder jego lub jej nad do folderu "Klienci"

Zapisz wszystkie pliki, które wydają się być istotne.

Przed wirtualny świat, ludzi biznesu wygodnie zostały podzielone na 2 Kategorie: filtrach i pilers. Filtrach przechowywane rzeczy, które one, że może być konieczne, ale po cenach dumpingowych pozostałej. One może zapełnić Kosz na śmieci papieru w pół dnia. Pilers, z drugiej strony, zapisane wszystko. Ich Kosz na śmieci był tylko w celach dekoracyjnych. Czy zapisać najbardziej trywialny rzeczy "tylko w przypadku".

Wirtualny świat skończyła się tę różnicę. Teraz użytkownik może i powinny być zarówno.

Dla Pilers:

Przechowywać wszystkie pliki; lub większości z nich. Wystarczy utworzyć więcej folderów do przechowywania ich w. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca na dysku twardym, wystarczy go out i get it. Na dysku twardym jest ridiculously tanich w porównaniu do nawet dekadę temu.

Dla filtrach:

Jak tylko zostały otrzymane lub utworzyć nowy plik, zapisz go do odpowiedniego folderu. Nadawanie nazw plików odpowiednio ułatwi łatwo później na pobieranie tych plików. System zgłoszenia należy najpierw i przede wszystkim być taki, który można zrozumieć i łatwo zapamiętać - powinny być sensie do Ciebie. Gdy użytkownik nazwa plików użyć tylu znaków jako użytkownik potrzebuje w nazwie pliku tak można wyszukiwać na część tej nazwy później. Powinna ona dać towaru, ale krótki, opis dokumentu, jakie odnosi się do. Większość ludzi ma używana funkcja wyszukiwania Windows Explorer. Jeśli nie, praktyki z nim aż do plików można łatwo zlokalizować. Jest całkiem wydajne narzędzie i bardziej przyjazne dla użytkownika.

Istnieje kilka innych narzędzi, które pomogą ci z założonymi działającego systemu:

eFax (http://www.efax.com) jest to, co możemy użyć tutaj. Za nominalną opłatą miesięczną będą wszystkie faksy przychodzące pochodzi do Ciebie z wiadomości e-mail. Let są one dumpingowych prawo do skrzynki odbiorczej w pliku dołączonym obrazem.

Programów Adobe Acrobat (pełna wersja - nie czytnik (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) pozwala na prawie każdy plik, zaznacz opcję „Drukuj"i drukować do programu Acrobat Distiller. To włączy dokumentu do pliku PDF. Typ pliku bardzo łatwo przewoźnych i łatwy do pliku, prawie każdy może przeczytać plik PDF. Dzięki temu wysłanie dokumentu (i chroniąc je) breeze. Jako notatkę boczną gdy użytkownik odbierze dokumentu eFax, ponieważ tego typu pliku nie jest tak uniwersalny, drukować z mojej przeglądarce eFax na moje programu Acrobat distiller, tworzenie faksu do pliku PDF. I następnie plik w wersji .pdf, czyniąc ją bardziej przewoźnych i widoczny.

Skanery są innego narzędzia, która jest niezbędna świata niepapierowej. Praktycznie każdym kawałkiem papieru lub fotografię, którą możesz odbierać można zeskanowane i wprowadzone do pliku elektronicznego obrazu. Po utworzeniu pliku obrazu, można go e-mail nikomu można byłoby jak jak również przechowywane w elektronicznej plików na dysku twardym

Program LapLink wszędzie http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp mogą ułatwić posiadające pomocnikowi wirtualnego czy Twój elektroniczne składanie dla Ciebie. Obejmuje ona wyszukiwanie z pulpitu zdalnego z jakiegokolwiek urządzenia obsługujące sieci Web (napędzane przez Google Desktop Search) programu Laplink wszędzie pozwala wybrać jak chcesz pracować i które urządzenie z dostępem do Internetu chcesz użyć do dostępu do komputera PC. Jest łatwe i szybkie do konfigurowania i proste w użyciu

Http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp ShareDirect programu LapLink jest innym wspaniałym narzędziem dla going elektronicznego. Umożliwia błyskawiczne udostępnianie dowolnego folderu na komputerze PC z jednym lub tysiące użytkowników, bez konieczności kiedykolwiek zmieniać lub zarządzać konfiguracje Internet, zapora lub router. I jest 256-bitowe szyfrowane.

Mamy nadzieję, że widać, jak going niepapierowej można korzystać prawie każdą spółkę lub indywidualnej. Samodzielnie oszczędności kosztów są ogromne; zmniejszenie ilości papieru, atrament i foldery trzeba kupić.